Vrijdagmorgen 09.00. Samen met collega Jaap, de EDI-goeroe van ons team, neem ik de lift naar de 1e verdieping van de grote ‘ivoren toren’, het hoofdkantoor van de multinational waar ik als Business Analist de link tussen IT en bedrijfsprocessen vorm. We gaan naar de startbijeenkomst van ‘carve-out Brazilië’. Veel meer informatie dan dat hebben we niet, maar Rutger, onze teamleider, had gezegd dat het belangrijk was, dus vol frisse moed en goede bedoelingen komen we de vergaderzaal binnen.
Daar blijkt al gauw dat het een behoorlijk omvangrijk project betreft. Er zit zo’n 20 man om tafel, van de commercieel directeur van de divisie tot de manager global exports en de Operations Director Brazilië. Igor, de projectleider, introduceert ook Dolf, die voor P2 werkt en ons bij de startbijeenkomst zal faciliteren.
Een korte introductie va het project leert dat Brazilië een belangrijke groeimarkt is, die op dit moment bediend wordt via de afdeling export. De bedoeling van het project is om die activiteiten over te brengen naar de Braziliaanse landenorganisatie die ook al voor andere divisies van het concern werkzaam is. Uiteraard voor 1 januari komend jaar, dus we hebben nog zo’n 8 maanden te gaan.
Jaap en ik kijken elkaar eens aan. De rol van IT hierbinnen zal niet heel groot zijn. Er wordt voorzien dat er een EDI-koppeling tussen Brazilië en Nederland moet komen, voor de rest lijken er geen spannende dingen te spelen. Veel werk wellicht, maar geen procesveranderingen of nieuwe ERP-systemen die geïmplementeerd moten worden.
Dan komt de Managing Director van Brazilië binnenvallen. Hij excuseert zich voor het te laat komen (een meeting met de CEO liep uit) en schakelt naadloos over op zijn verhaal waarom dit project zo belangrijk is. Opeens wordt de meeting interessant, want zijn argumenten waarom we dit vooral moeten doen zijn hele andere dan de argumenten van de commercieel directeur van de divisie zo-even. Complementair, dat wel, maar het wordt me al snel duidelijk dat er een flink stuk politiek in dit project gaat spelen. Daarnaast wordt een beeld geschetst van een sterk veranderende markt waarin wekelijks bijgestuurd moet worden om het groeipotentieel waar te maken.
Vervolgens is Igor weer aan de beurt, Hij vertelt over de organisatiestructuur binnen het project, De commercieel directeur is de Principal oftewel opdrachtgever. Daarnaast is er een stuurgroep, die de principal adviseert. Der stuurgroep wordt gevoed door de projectgroep, die bestaat uit een aantal afdelingshoofden, die inhoudelijk de piketpaaltjes slaan en bewaken, en zorgen dat er vanuit hun afdelingen mensen zijn die het inhoudelijke werk voor hun rekening nemen. De mensen die het werk doen zijn onderverdeeld in een kernteam en ‘advies’-leden. Zowel in Nederland als in Brazilië bestaat er een dergelijk kernteam, samen zullen zij de klus moeten klaren. Verrassing: Jaap en ik vormen samen de bemensing van het kernteam voor IT, waarbij het leeuwendeel van het werk op mijn bordje ligt.
Na wat door Dolf gefaciliteerde kennismakingsactiviteiten en een korte brainstorm over inhoud, activiteiten en stappenplan van het project is het tijd voor de vervolgstappen. Igor wil graag over 2 weken het zogenaamde ‘Project Assignment’ ter goedkeuring aan de stuurgroep aanbieden. Tot nu toe staat er geen letter op papier… Wat volgt zijn de gebruikelijke omtrekkende bewegingen en goede ideeën over hoe iemand anders het beste dat plan zou kunnen maken. Tijd om in te grijpen….